Kiến thức Văn phòng phẩm: Khái niệm, danh mục và lợi ích

Đối với dân công sở thì đồ dùng văn phòng là những món đồ quan trọng và được sử dụng hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng rõ những đồ vật nằm trong danh sách văn phòng phẩm. Cùng Công ty Phạm Gia Office khám phá kiến thức văn phòng này trong bài viết sau đây.  

Văn phòng phẩm là gì?

Để hiểu văn phòng phẩm là gì, chúng ta cùng cắt nghĩa cụm từ khóa của nó:  

• Văn phòng chỉ về một phòng hoặc khu vực làm việc. Được hiểu với tên gọi khác là công sở, nơi mọi người làm việc.  

• Phẩm là từ Hán Việt, có nghĩa là vật phẩm hoặc phẩm vật.  

Vì thế, văn phòng phẩm là tên gọi chung của tất cả những vật phẩm văn phòng. Những đồ dùng, thiết bị có ở nơi làm việc, phục vụ cho các hoạt động công sở hàng ngày. Có thể liệt kê những đồ dùng quen thuộc trong văn phòng như giấy (giấy in, giấy viết, giấy note…), bút (bút chì, bút bi, bút xóa,…), sổ, túi bìa cứng, ghim, kẹp, cặp, băng dính, hồ dán, phong bì, máy (máy in, máy tính, máy fax,…) và còn rất nhiều vật phẩm khác…   

Khái niệm vật phẩm văn phòng không chỉ dừng lại trong môi trường công sở văn phòng mà còn được dùng trong lĩnh vực học tập. Một số đồ dùng đều cần thiết trong công việc và học tập. Chẳng hạn như giấy, sổ viết, bút, kẹp, ghim, kéo, hồ dán, phấn,…  

Nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm hiện nay

Cùng với sự xuất hiện ngày càng nhiều của các công ty, văn phòng là nhu cầu sử dụng ngày càng lớn của sản phẩm văn phòng. Các thiết bị này phục vụ cho công việc văn phòng hiệu quả và tiện lợi.  

Bên cạnh đó, sản phẩm văn phòng còn được sử dụng trong ngành giáo dục. Mỗi năm đều xuất hiện lớp học sinh mới với nhu cầu sử dụng phẩm vật văn phòng rất lớn.   

Có thể thấy, nhu cầu về văn phòng phẩm luôn tăng trưởng mạnh mẽ qua các năm. Những con số biết nói đã chứng minh điều này. Thị trường sản phẩm văn phòng của Việt Nam tăng trung bình 15%/năm. Trong đó các đồ dùng thiết yếu như sổ, sách, vở, bút tăng đến 20%.  

Không chỉ có các nhà sản xuất nội địa mà thị trường vật phẩm văn phòng còn đón chào các hãng sản xuất nước ngoài. Có thể nói đây là thị trường cực kỳ hấp dẫn và cạnh tranh khốc liệt giữa các đơn vị sản xuất.   

Lợi ích của văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm được sử dụng với nhiều tác dụng như sau:  

Lưu trữ tài liệu an toàn hơn

Để lưu trữ tài liệu, thông tin của văn phòng phải cần đến sự trợ giúp của các loại giấy. Từ giấy viết, giấy in cho đến sổ, vở. Cho dù thời đại Internet xuất hiện máy tính cho phép lưu trữ thông tin nhưng giấy vẫn là đồ vật thông dụng hơn cả.   

Thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp

Sự có mặt của các vật phẩm văn phòng tạo nên tính chuyên nghiệp của đơn vị. Một doanh nghiệp không có sự chuẩn bị về đồ dùng chu đáo, đầy đủ sẽ khó có thể hoạt động hiệu quả và trơn tru. Các vật dụng giúp công ty hoạt động thông suốt và là một trong những công cụ tiếp thị cho doanh nghiệp.  

Hỗ trợ trong học tập

Như đã đề cập ở trên, văn phòng phẩm còn được dùng trong học tập. Nhờ có các vật dụng mà con đường học vấn của học sinh tiện lợi hơn nhiều. Sách vở, bút giúp người sử dụng lưu trữ kiến thức đầy đủ và hiệu quả. Máy tính giúp người học giải toán nhanh chóng. Các đồ dùng khác như ghim, kẹp, thước, keo dán, băng dính,… hỗ trợ việc học tập tốt hơn.  

Danh mục văn phòng phẩm

Vật phẩm văn phòng được chia thành những danh mục với tên gọi như sau:  

Đồ dùng văn phòng phẩm

Đồ dùng văn phòng phẩm dùng để chỉ những đồ vật phục vụ trong quá trình làm việc, học tập. Bao gồm:    
Các loại giấy dùng trong văn phòng  

• Các loại giấy (Giấy photo, giấy in các loại, Giấy màu, Giấy in liên tục, Giấy ghi chú,  Giấy Note, Giấy Fax, giấy in nhiệt, giấy decal, giấy dán nhãn,…)  

• Các loại sổ (Sổ tay, Sổ caro, Sổ lò xo,…)  

• Các loại bút (Bút bi, bút bi kim, bút chì, bút dạ kim, bút lông, bút dạ, bút đánh dấu, bút tẩy,…)  

• Các loại file hồ sơ (Bìa lỗ, Bìa nút, Bìa kẹp, Bìa nhẫn, Bìa còng, Bìa hộp, Bìa treo, Bìa cây, Bìa 3 dây, Bìa kiếng, Bìa trình ký, Bìa phân trang, Bìa bao tập,…)  

• Cặp đựng tài liệu,…  

• Các loại bảng viết (Bảng từ, bảng ghim, bảng vách ngăn, bảng trượt dọc, bảng ghi chú, bảng kính, bảng điện tử, bảng có chân di động, bảng dán decal,…)  

Dụng cụ văn phòng phẩm 

Những sản phẩm hỗ trợ người dùng trong công việc hàng ngày được gọi là dụng cụ văn phòng phẩm. Cụ thể:  

• Con dấu.  

• Bấm kim, dập kim (Bấm kim đại, bấm kim nhỏ, bấm kim 20 tờ, bấm kim 80 tờ, bấm kim 210 tờ, bấm kim 500 tờ,…)  

• Dao rọc giấy.  

• Kẹp giấy (Kẹp chữ A, kẹp tròn, kẹp bướm,…).  

• Băng keo (Băng keo 2 mặt, Băng keo giấy, Băng keo simili, Băng keo điện, Hồ dán, Keo dán,…)  

• Kéo cắt,…  

• Hộp cắm bút (Hộp cắm bút 1 ngăn, 3 ngăn, 5 ngăn và 7 ngăn,…)  

Thiết bị văn phòng phẩm

Thiết bị văn phòng phẩm là những vật dụng, trang thiết bị được sử dụng thường xuyên tại văn phòng. Có thể kể tên như:  

• Máy tính.  

• Máy tính cầm tay.  

• Máy in/máy fax.  

• Máy scan.  

• Máy photocopy.  

• Máy ép plastic.  

• Máy hủy giấy.  

• Máy trình chiếu.  

• Máy chấm công.  

• Máy tính tiền để bàn.  

• Tủ, kệ đựng hồ sơ tài liệu,…  

Hóa phẩm – tạp phẩm

Hóa phẩm, tạp phẩm cũng nằm trong văn phòng phẩm. Chúng là:  

• Ly chén muỗng.  

• Thiết bị đóng gói, lưu trữ.  

• Hóa phẩm tẩy rửa (Xà phòng, bột giặt, nước thơm xịt phòng, xịt côn trùng, nước lau nhà, nước lau kính, nước tẩy, nước rửa chén,…)  

• Khăn giấy (Giấy vệ sinh, Khăn ăn,…)  

• Dụng cụ vệ sinh ( Bàn chải, cọ, cước, Cây lau nhà, Khăn lau, Chổi, Sọt, Xô, Ghế, Rổ, Sọt rác, túi rác, thùng rác,…)  

• Thảm chùi chân.  

Kinh nghiệm chọn mua văn phòng phẩm 

Ngày nay có rất nhiều địa chỉ bán sản phẩm, vật dụng văn phòng. Thị trường này có sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị sản xuất cũng như các nhà phân phối. Để chọn ra địa điểm cung cấp văn phòng phẩm chất lượng, phù hợp, người tiêu dùng cần xem xét các yếu tố sau:  

Về giá cả

Giá cả là yếu tố biểu hiện một phần chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, không phải bất cứ sản phẩm nào có giá rẻ đều chất lượng kém. Và ngược lại, không phải đồ dùng nào giá cao cũng chất lượng tốt.  

Vì thế, khi chọn mua vật phẩm văn phòng, người dùng cần chú ý đến giá cả sản phẩm. Bạn có thể so sánh giá giữa các đơn vị để xác định mức giá trung bình của thị trường là bao nhiêu. Hơn nữa, một số nhà phân phối còn triển khai nhiều chương trình ưu đãi khuyến mãi. Chính vì vậy, người tiêu dùng cần lựa chọn đơn vị cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả phù hợp.  

Về sản phẩm

Chất lượng vật phẩm văn phòng luôn là yếu tố hàng đầu được người mua lưu tâm. Bởi vì giá trị chính của chúng là phục vụ cho hoạt động văn phòng và học tập. Vì thế, người tiêu dùng cần quan tâm đến nguồn gốc của chúng. Có nghĩa là tìm hiểu đơn vị sản xuất để khẳng định độ bền, tính hiệu quả khi sử dụng đồ dùng văn phòng.  

Về đơn vị phân phối

Không chỉ quan tâm đến nhà sản xuất sản phẩm mà người mua cũng cần chú ý đến cả đơn vị phân phối. Bởi vì trên thị trường hiện nay tràn lan hàng giả, hàng kém chất lượng. Nếu chọn sai địa chỉ mua, bạn rất dễ mua nhầm.  

Văn phòng phẩm là đồ dùng thiết yếu và quan trọng của mỗi doanh nghiệp, văn phòng. Hiểu được danh mục và lợi ích của những đồ dùng này giúp bạn biết cách sử dụng hiệu quả và tiện lợi. Đừng quên theo dõi Công ty Phạm Gia Office để có thêm những kiến thức văn phòng hữu ích khác.